Deze regeling legt wegen vast waarlangs klachten van leden en/of hun ouders, verzorgers of betrokkenen over het handelen van leden en/of hun ouders, verzorgers of betrokkenen jegens elkaar, gemeld kunnen worden.
De regeling is gebaseerd op respect voor de belangen van alle betrokkenen en het recht op een zorgvuldige behandeling. Om in contact te komen met de vertrouwenspersoon kan men een aanvraag indienen via: vertrouwenspersoon@taekwon.nl.
De gegevens van de vertrouwenspersoon worden toegezonden zodra:
-
Er een klacht is waarbij de communicatie onmogelijk is geworden tussen Instructeur en betrokkenen.
-
Er is pas sprake van een klacht zodra de klager dit als zodanig aanmerkt.
-
Een klacht wordt zo spoedig mogelijk ingediend na het voorval waarop deze betrekking heeft, maar in ieder geval binnen een redelijke termijn na de gebeurtenis.
De vertrouwenspersoon heeft als taak:
-
Het fungeren als aanspreekpunt voor leden of andere betrokkenen bij de vereniging.
-
De klager bij te staan en te adviseren.
-
De klager, voor zover nodig en gewenst, te verwijzen naar hulpinstanties.
-
Het bestuur gevraagd en ongevraagd te adviseren over beleid gericht op het voorkomen van ongewenst handelen.
-
Alle andere werkzaamheden die in direct verband staan met de uitoefening van de taken.
-
De vertrouwenspersoon draagt zorg voor het vertrouwelijk karakter van de hem/haar ter beschikking gekomen informatie.
-
De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks verslag uit over de verrichte werkzaamheden. Alle gegevens m.b.t. een klacht worden na vijf jaar vernietigd.
-
Het bestuur neemt besluiten over eventueel te nemen maatregelen tegen de aangeklaagde(n).
Overig:
Een ieder die ingevolge deze regeling op de hoogte is gebracht van feiten, dan wel in bezit is gekomen van schriftelijke stukken met betrekking tot een klacht, is verplicht tot geheimhouding van deze feiten tegenover derden en draagt er zorg voor dat bedoelde stukken niet onder ogen van derden komen.
-
De vertrouwenspersoon houdt twee documenten bij over de klacht. Eén anonieme, die vijf jaar bewaard wordt en een met de naam van de klager. De laatste wordt na afhandeling van de klacht onmiddellijk vernietigd, samen met de digitale kopie.